Eine Vollmacht für den Hausverkauf in Spanien, ein Handelsregisterauszug für die Gründung einer Tochtergesellschaft in den USA, eine Geburtsurkunde für die Hochzeit in Italien. Sobald deutsche Dokumente im Ausland verwendet werden sollen, reicht das Original allein selten aus. Häufig müssen drei Schritte durchlaufen werden: die notarielle Beglaubigung, die Apostille und die Übersetzung. Wer die Reihenfolge verwechselt, riskiert, dass die Unterlagen zurückgewiesen werden und der ganze Prozess von vorn beginnt.

Dieser Beitrag erklärt, was hinter den drei Schritten steckt und in welcher Reihenfolge sie in der Regel erfolgen.

Schritt eins, die notarielle Beglaubigung

Viele private Dokumente, etwa Vollmachten, Erklärungen oder Verträge, haben für ausländische Behörden zunächst keine Beweiskraft. Erst wenn ein Notar die Unterschrift beglaubigt oder das Dokument beurkundet, wird es zu einer öffentlichen Urkunde. Bei Urkunden von Behörden, wie Geburts oder Heiratsurkunden, entfällt dieser Schritt, weil sie bereits öffentliche Dokumente sind.

Der Notar bestätigt dabei die Identität der unterzeichnenden Person, nicht den Inhalt im Detail. Bei komplexen Verträgen kann er zusätzlich über die rechtliche Tragweite belehren.

Schritt zwei, die Apostille

Die Apostille ist eine standardisierte Bestätigung, dass Unterschrift und Siegel auf einer öffentlichen Urkunde echt sind. Sie wurde durch das Haager Übereinkommen eingeführt und erspart in den Vertragsstaaten die aufwendige Legalisation durch Konsulate. Zuständig ist in Deutschland je nach Dokument das Landgericht, der Landgerichtspräsident, eine Landesbehörde oder für Bundesurkunden das Bundesamt für Justiz.

Die Apostille wird immer auf das Original oder die notariell beglaubigte Urkunde gesetzt, nicht auf die Übersetzung.

Schritt drei, die Übersetzung

Erst wenn Dokument und Apostille vollständig vorliegen, folgt die Übersetzung. Sie umfasst dann auch den Text der Apostille, den Beglaubigungsvermerk des Notars und alle Stempel. Wird zuerst übersetzt und die Apostille später angebracht, fehlt dieser Teil in der Übersetzung, und viele ausländische Behörden lehnen die Unterlagen ab.

Für Dokumente, die im Ausland verwendet werden, ist die Wahl des Übersetzers entscheidend. Ein in Deutschland ermächtigter Übersetzer kann eine beglaubigte Übersetzung anfertigen, die in vielen Ländern akzeptiert wird. Manche Staaten verlangen jedoch Übersetzer, die bei ihren eigenen Gerichten registriert sind, etwa Spanien mit dem Traductor Jurado oder Frankreich mit dem Traducteur assermenté. Klären Sie dies vorab mit der Stelle, die das Dokument später erhält.

Braucht auch die Übersetzung eine Apostille

In einigen Fällen ja. Manche Länder verlangen, dass die Unterschrift des Übersetzers ebenfalls beglaubigt und mit einer eigenen Apostille versehen wird. Dann entsteht eine Kette: Original mit Apostille, Übersetzung, Beglaubigung der Übersetzerunterschrift, zweite Apostille. Das klingt aufwendig, ist aber in bestimmten Verfahren Standard. Ausführliche Informationen dazu bietet der Ratgeber zum Thema beeidigte Übersetzung mit Apostille.

Länder ohne Apostille

Nicht alle Staaten sind dem Haager Übereinkommen beigetreten. Für diese Länder ist eine Legalisation erforderlich. Dabei wird das Dokument zunächst von deutschen Stellen vorbeglaubigt und anschließend von der Botschaft oder dem Konsulat des Ziellandes legalisiert. Dieses Verfahren dauert länger und verursacht höhere Gebühren. Auch hier gilt: Die Übersetzung erfolgt meist erst, wenn alle Vermerke vorhanden sind, es sei denn, das Konsulat schreibt etwas anderes vor.

Ein Beispiel aus der Praxis

Eine Familie möchte ein Ferienhaus in Portugal verkaufen, kann aber nicht selbst zum Notartermin reisen. Sie erstellt in Deutschland eine Vollmacht für einen portugiesischen Anwalt. Zuerst beglaubigt ein deutscher Notar die Unterschriften. Dann wird beim zuständigen Landgericht die Apostille beantragt. Anschließend wird die Vollmacht samt Notarvermerk und Apostille ins Portugiesische übersetzt. Erst dieses vollständige Paket wird in Portugal akzeptiert.

Typische Fehler

  • Die Übersetzung vor der Apostille in Auftrag geben
  • Die Apostille auf eine einfache Kopie statt auf das Original setzen lassen
  • Den Text der Apostille nicht mitübersetzen lassen
  • Nicht prüfen, ob das Zielland einen eigenen vereidigten Übersetzer verlangt
  • Zu knapp planen, obwohl Apostillen oft einige Tage bis Wochen dauern

Unternehmensdokumente im Ausland

Besonders häufig betrifft die Kombination aus Notar, Apostille und Übersetzung Unternehmen. Wer im Ausland eine Tochtergesellschaft gründet, ein Bankkonto eröffnet oder an einer Ausschreibung teilnimmt, muss Handelsregisterauszüge, Gesellschafterlisten, Satzungen und Vollmachten vorlegen. Ausländische Banken und Register verlangen dabei oft aktuelle Auszüge, die nicht älter als wenige Wochen sind. Die Planung sollte deshalb rückwärts vom Termin im Ausland erfolgen: Wann muss das Paket vor Ort sein, wie lange dauern Apostille, Übersetzung und Versand? Viele Unternehmen beauftragen dafür einen festen Übersetzungspartner, der die Abläufe kennt und weiß, welche Stellen für welche Dokumente zuständig sind. Bei wiederkehrenden Vorgängen lassen sich so Wochen einsparen.

Digitale Apostille und elektronische Dokumente

Einige Länder stellen inzwischen elektronische Apostillen aus oder akzeptieren digital signierte Dokumente. In Deutschland ist das Verfahren noch überwiegend papierbasiert. Für die Praxis bedeutet das: Originale mit Apostille müssen meist per Post oder Kurier verschickt werden. Fragen Sie im Zielland nach, ob eine elektronische Fassung genügt oder ob das Papieroriginal zwingend vorliegen muss.

Gut beraten von Anfang an

Wer Notar, Apostille und Übersetzung in der richtigen Reihenfolge organisiert, spart Zeit, Geld und Nerven. Am besten fragen Sie zu Beginn bei der ausländischen Stelle nach, welche Form sie genau verlangt, und teilen diese Information mit Notar und Übersetzungsbüro. So entsteht ein Dokumentenpaket, das im Ausland auf Anhieb anerkannt wird.